Le premier échange avec l’agence sert à poser le cadre du séminaire. Toutes les décisions ne doivent pas être prises à ce stade, mais quelques informations permettent déjà d’avancer dans la bonne direction.
1. L’objectif du séminaire
Commencez par formuler ce que l’événement doit permettre : transmettre une information, travailler sur un sujet, réunir plusieurs équipes ou partager un temps collectif.
2. Les participants
Le nombre de personnes, leur provenance et leurs éventuels besoins particuliers ont un effet direct sur le lieu, le programme et la logistique.
3. La date et la durée
Indiquez la période envisagée, la durée souhaitée et les marges de manœuvre possibles. Ces éléments orientent la recherche de lieux et le rétroplanning.
4. La zone géographique
Une ville précise, un temps de trajet maximal ou la nécessité d’un hébergement permettent de cibler la recherche sans perdre de temps.
5. Les contenus prévus
Réunions, prises de parole, ateliers ou temps informels n’impliquent pas les mêmes espaces ni les mêmes besoins techniques.
6. Le budget envisagé
Un ordre de grandeur aide l’agence à proposer un format réaliste et à répartir l’enveloppe entre le lieu, la restauration, la technique et les activités.
À partir de ces éléments, FOR7 peut construire une recommandation, sélectionner les prestataires et établir un calendrier de préparation.